スマホでメモをとること

ビルメンの仕事では、「覚える」よりも「その場で記録する」ことがとても大切です。特に初心者のうちは、設備の名前・異常内容・業者との会話など、覚えることがたくさんあります。

そこで便利なのがスマホのメモ機能です。

一番大事な考え方

「覚えられない自分はダメ」ではありません。

ビルメンは設備の種類が多いので、ベテランでもすべてを頭だけで覚えているわけではありません。

「聞いたらメモする → 現場で確認する → 後で見返す」この習慣をつけることが、非常に大切です。

特に50代からビルメンを始める場合、スマホを「自分専用のビルメン教科書」にしてしまうと、少しずつ知識が蓄積されていきます。


1．スマホにメモすると便利なこと

例えば、こんなことをメモします。

　2．「短く」メモする

長い文章を書く必要はありません。

例えば、

悪い例
「本日午前10時ごろ、3階の空調機から何か変な音がするとテナントの方から連絡があったので……」

ではなく、

良い例

9/25 10:00
3F 空調機
テナントより異音連絡
→ 現場確認
→ ファン付近から音
→ 業者へ連絡

これだけでも十分です。


　3．「5W1H」でメモすると分かりやすい

この方法がおすすめです。

いつ・どこで・何が・どうした

例えば、

9/25 10:15
場所：3F 西側空調機
異常：異音
対応：現場確認
結果：ベルト付近から異音
次：業者へ点検依頼

後から見返したときに、状況が分かります。


　4．「写真＋メモ」が非常に便利

ビルメンでは、文字だけよりも写真を一緒に残すと分かりやすいです。

例えば、

分電盤の写真
↓
「B-3 ブレーカー、OFF」

空調機の銘板
　↓

「メーカー：○○、型式：○○」

警報盤の画面
↓
「9/25 14:20、3F AHU異常警報」

特に初心者の場合、設備の名前と実物を結びつける勉強にもなります。


　5．「自分専用のビルメン用語帳」を作る

スマホのメモに、ビルメン用語というメモを1つ作っておくのもおすすめです。

例えば、

排煙機→ 火災などのときに煙を屋外へ排出するための機械。

排煙ダンパー→ 排煙設備の空気の通り道を開閉するダンパー。

逆止弁→ 水などが逆方向に流れるのを防ぐ弁。

二方弁→ 2つの接続口を持ち、流体の流れを調整する弁。

分からない設備が出てきたら、その都度追加します。

半年後には、自分だけのビルメン用語集になります。


　6．トラブル時は「時系列」で記録する

これは特に重要です。

例えば立体駐車場の故障なら、

立体駐車場故障

10:05
警報発生

10:07
監視盤確認

10:10
現場確認

10:15
駐車場使用停止

10:20
業者へ連絡

10:40
業者到着予定

このように記録します。

後から上司やオーナーに、

「何時に何が起きて、何をして、現在どうなっているの？」

と聞かれても、スマホを見れば説明できます。


　7．「聞いたこと」をその場でメモする

初心者には特に大切です。

先輩から、

「このポンプは毎月確認しておいて」と言われたら、

すぐに

「○○ポンプ → 毎月確認」とメモします。

分からなかったら、「○○ポンプ：何を確認する？」と疑問も残します。

あとで先輩に、

「すみません、先ほどの○○ポンプですが、確認するのは電流値と異音でいいですか？」と聞けます。


　8．スマホメモのおすすめ基本形

初心者なら、最初はこの形だけ覚えればOKです。

　【日付】

9/25

　【時間】

10:15

　【場所】

3F 空調機

　【内容】

異音発生

　【確認】

現場確認

ファン付近から異音

　【対応】

業者へ連絡

　【結果】

点検依頼済み

　【次にやること】

業者到着後、立会い

これをコピーして使うと便利です。

ただし、スマホメモには注意

ビルメンでは、何でもスマホに入れていいわけではありません。

例えば、

・入居者の個人情報

・電話番号

・防犯上重要な情報

・鍵や暗証番号

・セキュリティ情報

・社外秘の資料

などは、会社のルールを確認してください。

また、設備写真を撮る場合も、会社で撮影・保存が認められているか確認するのが安全です。

おすすめの「3つのメモ」

最初から複雑に管理する必要はありません。

① 今日の仕事

今日やること・指示されたこと

② トラブル記録

いつ・どこで・何が起きた・どう対応した

③ ビルメン用語

分からなかった言葉・設備

この3つだけでも、かなり仕事がしやすくなります。